Стосовно додатків, MS Access база даних – це сукупність таких об’єктів, як таблиці, запити, форми, звіти, звіти, сторінки, макроси та модулі.

• Форми. Як правило, використовуються для роботи з індивідуальними записами з таблиць БД. За допомогою форм можна вводити інформацію в таблиці, редактувати, видаляти, обмежувати доступ до даних, або відображати їх тільки в режимі перегляду.
• Запити. Потужний інструмент керування даними, який дозволяє вибирати з таблиць бази даних відомості, що відповідають визначеному критерію. За допомогою запитів можна автоматизувати процес оновлення або видалення записів з одної чи декількох таблиць, а також виконувати обчислення, базуючись на значеннях, що зберігаються в таблицях.
• Звіти. Основне їх призначення – перетворення даних з віртуальної електронної форми в паперову. Засоби генерації звітів MS Access дозволяють вивести форматовані дані та результати підсумкових звітів на папір в найбільш презентабельному вигляді, в тому числі графіки та діаграми.
• Сторінки доступу до даних. HTML-сторінки, які виконують роль своєрідного “інтерфейсу” до даних, що зберігаються в базах даних MS Access. Звертаючись до таких сторінок через інтернет або інтранет, можна переглядати та вводити інформацію в таблиці, а також генерувати звіти.
• Макрос являє собою послідовність макрокоманд вбудованої мови Access, які задають автоматичек виконання деяких операцій, наприклад “Открыть таблицу” (OpenFile), “Закрыть” (Close), “Найти запись” (FindRecord) та “Печать” (PrintOut). В наступних версіях системи макроси використовуються для забезпечення сумісності з попередніми версіями та рекомендується для процедур автоматизації використовувати програмний код VBA.
• Модуль являє собою сукупність описів, інструкцій та процедур на мові VBA, збережену під загальним іменем. В Access використовуються модулі трьох типів: форми, звіту та стандартний. Модулі форм та звітів містять програми, локальні для цих об’єктів. Процедури стандартного модуля, якщо вони не описані явно как локальними для модуля, що їх містять, розпізнаються та можуть визиватись процедурами з інших модулів в тій же базі даних або з адресованих баз даних.

Основні типи вікон MS Access

1.Вікно бази даних. Робота в MS Access починається з відкриття вже існуючої бази даних або створення нової. При цьому на екрані з’являється вікно бази даних. В рядку заголовка виводиться ім’я відкритої бази даних. Структурно таке вікно розділене на три області. В лівой частині вікна розташована панель Объекти, на якій розміщені кнопки об’єктів бази даних: таблиць, запитів, форм, звітів, сторінок, макросів та модулів. Після клацання на такій кнопці відкривається вкладка відповідних об’єктів бази даних. Там можна створити новий об’єкт заданого типу або модифікувати існуючий.

Панель інструментів. Дозволяє працювати з об’єктами, переглядати дані про них, а також обирати в якому вигляді буде відображатись список об’єктів. Розташована у верхній частині вікна, зразу під рядком заголовка. Ось призначення перших чотирьох кнопок цієї панелі.

• Кнопка Открыть – відкриває для перегляду або запускає на виконання обраний об’єкт.
• Кнопка Конструктор – дозволяє змінити обраний об’єкт в режимі конструктора.
• Кнопка Создать – створює новий об’єкт обраного типу.
• Кнопка Х –видаляє поточний об’єкт.

Інші 4 кнопки зправа дублюють групу команд меню Вид та відповідають за те, як виглядатиме в основній області вікна список об’єктів. Ви можете обрати тут стандартне представлення списка, вказати крупними чи мілкими значками будуть відмічені об’єкти, або вибрати вивід списка об’єктів у вигляді таблиці з додатковими відомостями, включаючи ім’я об’єкта, опис, дату останньої модифікації, дату створення, тип, ім’я власника.

В режимі табличного представлення можна змінювати ширину будь-якого стовпчика, перетягнувши відповідний роздільник стовпчиків, а також виконати сортування по будь-якому стовпчику таблиці. Для цього достатньо клацнути на заголовку потрібного стовпчика.

 

2. Вікно таблиці. Переглянути дані в звичному “табличному” вигляді та виконати необхідні операції із записами таблиці, можна, використовуючи спеціальне вікно таблиці. Верхній рядок вікна містить ім’я таблиці. В наступному рядку перераховані імена полів таблиці. Кожний рядок таблиці містить запис. Внизу та зправа розташовані смуги прокрутки.

3. Вікно форми. Візуально нагадує бланки документів. Основне призначення форми – введення даних та перегляд таблиці по одному запису за раз.

4. Вікно запиту. У вікні запиту присутні рядки заголовка, де відображується унікальне ім’я, присвоєне запиту, а також смуги прокрутки. Верхня частина вікна відображає таблиці, які беруть участь у запиті. На наявність зв’язку між таблицями вказує лінія об’єднання. В нижній частині вікна передбачені спеціальні поля для введення значень.

Створення порожньої бази даних.

З точки зору користувача створення порожньої бази даних- це деяка формальна процедура, яка сповіщає систему про ваші наміри в подальшому заповнити цей файл бази даних реальними таблтцями, формами, звітами та іншими об’єктами. Щоб створити новий файл БД, оберіть пункт Новая база данных. Вкажіть її ім’я. Розширення . mdb додасться автоматично. Оберіть місце зберігання вашої бази даних.

Відкриття та закриття бази даних.

У відношенні операцій відкриття та закриття бази даних важливо запам’ятати наступне правило: при відкритті вже існуючої БД або створкенні нової, поточну базу даних буде закрито, так як Access дозволяє одночасно працювати тільки з однією базою даних.

Тем не менше з цієї ситуації існує вихід: на одному ПК запустити одночасно кілька екземплірів додатку Acceess.

Створення та модифікація структури таблиць.

В додатку Access існує три способи створення таблиць для наступного введення в них власних даних: за допомогою майстра таблиць, в режимі конструктора та шляхом ввода даних в таблицю.

В режимі конструктора ви можете створити структуру майбутньої таблиці у повній відповідності з раніше розробленим її проектом. Вам надається можливість визначити список полів для таблиці, обрати тип даних, настроїти властивості для кожного поля, а також ввести опис полів.

Порядок дій буде наступним:

1. У вікні відкритої бази даних клацніте на вкладці Таблицы та оберіть режим Конструктор На екрані з’явиться порожня форма для проектування таблиці в режимі конструктора.
2. У першому рядку стовпчика Имя поля введіть ім’я поля для першого поля таблиці та натисніть <Enter>, щоб переміститись у стовпчик Тип даних.
3. Як тільки ви перейдете в чарунку стовпчика Тип даних, в ній з’явиться прийняте за замовчуванням значення Текстовый, а зправа – кнопка із стрілочкою, яка вказує на те що чарунка містить список, що розкривається, в якому перераховані всі доступні типи даних.
4. Обравши тип даних, натисніть <Enter> , щоб перйти у стовпчик Описание. Введіть короткий та зрозумілий опис для цього поля. Текст опису буде виводитись у рядку стану для цього поля та може стати зручною підказкою про допустимі значення цього поля.
5. Виконайте кроки 2 - 4 потрібну кількість разів, щоб вказати всі необхідні поля в структурі таблиці.
6. Встановіть первинний ключ. В ролі первинного ключа не можуть виступати поля типу Memo, поле об’єкту OLE та Гиперссылка. Поле типу Логический може стати первинним ключом тільки в комбінації з іншим полем. Якщо для таблиці визначено первинний ключ, програма Access автоматично блокує ввод в це поле повторюваних значень або значення Null. Поле первинного ключа є індексом, за допомогою якого прискорюється сортування та пошук записів. Бажано, щоб поле первинного ключа мало мінімальний розмір.

1. В режимі конструктора виділіть поле (або кілька полів, утримуючи натисненою клавішу <Ctrl>), яке виконуватиме роль первинного ключа.
2. Клацніть на кнопці Ключевое поле панелі інструментів Конструктор таблиць, або виконайте команду головного меню Правка Þ Ключевое поле. Зліва біля імені поля з’явиться символ ключа.
3. Зберегти таблицю.

При роботі з базою даних всі внесені в таблицю записи, а також зміни існуючих даних зберігаються автоматично. Але, якщо в режимі конструктора створюється або модифікується структура об’єкту Access (таблиці, форми, запити або звіти) перед виходом з режиму конструктора ці зміни необхідно зберегти.

Створення таблиці в режимі таблиці.

Використовується, коли є необхідність терміново ввести в табличну структуру деякі дані. В режимі таблиці програма Access зразу надає в ваше розпорядження табличну структуру, яка складається з 10 полів та включає 21 порожній запис. Щоб створити таблицю в цьому режимі, необхідно виконати наступне:

1. В окні бази даних клацніть на кнопці Таблицы, а потім оберіть Режим Таблицы. В робочому просторі Access з’явиться нова таблиця – Таблица1 – в режимі таблиці,
2. Вкажіть імена полів нової таблиці. Для цього достатньо двічі клацнути на заголовку потрібного стовпчика та ввести ім’я поля.
3. Задавши імена полів, можна вводити дані.

Чим більше даних буде введено, тим точнше Access зможе визначити тип даних для полів та розміри полів.

4. Закінчивши, введення збережіть таблицю командою Файл Þ Сохранить. При збереженні таблиці всі пусті стовпчики з незміненими заголовками буде видалено.

Проте визначити первинний ключ, задати властивості полів, можна тільки в режимі Конструктора.

• Настійно рекомендується виконувати всі зміни структури таблиці в режимі конструктора. Хоча в режимі таблиці теж можна активно “втрутитись” в структуру об’єкту, додавши або видаливши стовпчики, при цьому для вас недоступні всі засоби контролю, які є в режимі конструктора та які служать гарантією збереження ваших таблиць та даних.
• Будьте дуже уважні стосовно всіх “структурних” операцій. Не полінуйтесь створити резервну копію таблиці.

Access дозволяє додавати нові поля, видаляти вже існуючі, змінювати порядок слідування полів в таблиці, модифікувати самі поля та їх властивості.

Зміна імен полів. Щоб змінити ім’я поля вашої таблиці, двічі клацніть на поточному імені поля та введіть нове ім’я.

Зміна типів полів даних може потягти за собою втрату даних. Ms Access попереджає про це в спеціальному повідомленні,перш ніж зберегти внесені зміни. На цьому етапі можна відмовитись від зміни структури таблиці, клацнувши на кнопці Отмена діалогового вікна. Якщо впевнені в своєму виборі, обирайте кнопку ОК.

Поля типу Текстовий можна вільно перетворювати в тип МЕМО. При оберненому перетворенні слід враховувати, що максимальний розмір текстового поля 255 символів. Якщо в текстовому полі зберігалися символьні представлення числових чи грошових величин можна перетворити ці дані у формат Числовой або Денежный. За умови, що текстові дані мають підходящий формат представлення дати або часу, їх можна перетворювати в поле типу Дата/Время.

Перетворення інших типів даних в текстові. Можливе завжди, але треба обирати достатній розмір текстового поля, щоб уникнути втрати даних.

 

Лекція №2

Скачати лекцію